راهکارهای مدیریت وظایف – معرفی امکانات نرم افزار مدیریت وظایف
مدیریت کارها و وظایف برای بهبود بهرهوری ضروری است. مدیریت وظایف صرفاً در مورد سازماندهی وظایف شما در تقویم نیست. بلکه فرآیند مدیریت یک وظیفه در چرخه زندگی آن است. این فرآیند شامل برنامهریزی، آزمایش، ردیابی و ارائه گزارش است. مدیریت کارها و وظایف میتواند به یک فرد در دستیابی به اهدافش، یا به گروهی از افراد برای همکاری و به اشتراکگذاری دانش بهمنظور دستیابی به اهداف جمعی کمک کند. مدیریت وظایف مؤثر مستلزم مدیریت همهی جنبههای یک وظیفه از جمله وضعیت، اولویت، زمان، اختصاص منابع انسانی و مالی، وابستگی و غیره است. پیش از مطالعهی مقاله میتوانید برای مدیریت وظایف در نرمافزار بهتایم ثبت نام کنید:
فهرست مطالب:
- پروژهها را به فعالیتهای کوچکتر نقسیم کنید.
- وظایف خود را لیست کنید.
- برای کارها تاریخ سررسید تعیین کنید.
- برای مدیریت وظایف برنامهریزی روزانه داشته باشید.
- یک لیست کارهای انجام شده داشته باشید.
- اولین کاری که هر رو انجام میدهید باید، مهمترین و دشوارترین وظیفه باشد.
- برای مدیریت وظایف، برخی از کارها را محول کنید.
- حواسپرتیها را کاهش دهید.
- از تقویم استفاده کنید.
- وظایف را ردیابی کنید.
- از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده کنید.
پروژهها را به فعالیتهای کوچکتر نقسیم کنید.
برای انجام یک پروژه باید آن را به کارهای کوچکتر و قابلدستیابی تقسیم کنید. با این کار شناخت بهتری از وظایف بهدست میآورید و با تکمیل این کارهای کوچک اعتمادبهنفس بیشتری برای تکمیل پروژه خواهید داشت. در مدیریت پروژه به این فرآیند تجزیه میگویند. تجزیه در مدیریت پروژه بهمعنای تقسیم پروژه به بخشهای کوچکتری است که میتوانند بهراحتی مدیریت و کنترل شوند. این یک تکنیک است که در ایجاد ساختار شکست کار WBS و تعریف فعالیتهای مورد نیاز استفاده میشود. ساختار شکست کار (WBS) یک چک لیست از هر فعالیتی است که باید برای ایجاد محصول نهایی انجام شود.
در نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم میتوانید پروژه، گروه فعالیت و فعالیت تعریف کنید.
وظایف خود را لیست کنید.
تمام کارهای روزانه خود را بنویسید و آنها را بر حسب اولویت مرتب کنید. با انجام این کار مطمئن میشوید که هیچ وظیفهای از قلم نیفتاده است و هر زمان که به این لیست مراجعه کنید، میتوانید اولویت کارهایتان را با یک نگاه دریابید و به این ترتیب برنامهریزی بهتری داشته باشید.
مانند تصویر زیر که تسکبورد نرمافزار مدیریت وظایف بهتایم را نشان میدهد. با استفاده از بورد فعالیتها میتوانید با یک نگاه، وضعیت کلی فعالیتهایی را که به شما سپرده شدهاند، ارزیابی کرده و برای انجام آنها برنامهریزی کنید.
برای کارها تاریخ سررسید تعیین کنید.
با تعیین محدودیت زمانی برای انجام کارهای خود، بیشتر تمرکز خواهید کرد و کارآمدتر خواهید بود. تعیین تاریخ سررسید باعث میشود در زمان مناسب به وظایفتان رسیدگی کنید. بدون داشتن ددلاین، در تعیین اولویتهای وظایفتان به مشکل میخورید که این موضوع بر بهرهوری و تکمیل اهدافتان تأثیر منفی میگذارد.
در نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم میتوانید برای فعالیتها، تاریخ شروع و سررسید تعیین کنید و از بهتایم نوتیفیکیشن دریافت کنید.
برای مدیریت وظایف برنامهریزی روزانه داشته باشید.
از ۳۰ دقیقه اول هر روز برای برنامهریزی روز خود استفاده کنید. موارد با اولویت بالا را هرچند سخت در برنامهی روز خود در نظر بگیرید. برنامهریزی روزانه باعث میشود، برای روز خود هدف داشته باشید.
نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم مجهز به منوی برنامهریزی است.
یک لیست کارهای انجام شده داشته باشید.
برای مدیریت کارها و وظایف، بیشتر از هر چیز دیگری به انگیزه نیاز دارید، بنابراین کارهای تکمیل شده خود را لیست کنید تا با دیدن آنها برای تکمیل کارهای در حال انجامتان هم انگیزه پیدا کنید. (تسکبورد بهتایم این امکان را در اختیار شما قرار میدهد.)
اولین کاری که هر رو انجام میدهید باید، مهمترین و دشوارترین وظیفه باشد.
اکثر ما ساعات اول کار خود را پربارتر میدانیم، بنابراین مطمئن شوید که از آن عاقلانه استفاده میکنید! اجتناب از کارهای سخت در ابتدای روز، راهکار خوبی برای مدیریت وظایف نیست، زیرا کار پیچیده به انرژی و تمرکز بیشتری نیاز دارد که معمولاً در شروع روز در اوج خود قرار دارند. هنگامی که کارهای دشوار خود را در ابتدا با موفقیت به پایان میرسانید، مدیریت سایر کارها آسانتر میشود.
مقاله قورباغهات را قورت بده! به اهمیت این موضوع در مدیریت زمان میپردازد.
برای مدیریت وظایف، برخی از کارها را محول کنید.
گاهی لازم است برای تکمیل کارها در مهلت تعیین شده برای آنها، برخی از وظایف خود را به دیگران واگذار کنید. شاید برایتان سخت باشد که به قابلیتهای آن شخص اعتماد کنید. بهترین راه روبرو شدن با این مساله این است که، عملکرد او را ردیابی کنید تا ببینید که وظیفه محول شده را همانطور که باید انجام شود، انجام میدهد یا نه. برای این کار میتوانید از نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم استفاده کنید تا از پیشرفت کارهای خود و افرادتان مطلع شوید. گزارش پیشرفت پروژه بهتایم را ببینید.
حواسپرتیها را کاهش دهید.
هنگام کار بر روی کارهایی که به تمرکز زیادی احتیاج دارند، باید سعی کنید از پرت شدن حواستان جلوگیری کنید. سادهترین راهکار این است که اعلانها یا نوتیفیکیشنها را خاموش کنید. یک فرد بهطور متوسط، روزانه ۴۶ نوتیفیکیشن دریافت میکند. برای جلوگیری از انگیزهی ذاتی ما در پاسخ به آنها، به سادگی نوتیفیکیشنها را خاموش کنید.
اما گاهی برای تکمیل وظایف به تعامل با همکارانتان نیاز دارید، بسیاری از افراد و تیمها ممکن است از ابزارهای چت اجتماعی مانند واتساپ و تلگرام برای تعامل سازمانی خود استفاده کنند، اما استفاده از این ابزارها بیشتر باعث حواسپرتی و عدم تمرکز خواهد شد. برای همین توصیه ما به شما استفاده از ابزار چت و یا تعامل غیراجتماعی است. در بهساد بخشی از گفتگوی بین همکاران و به خصوص در مورد یک پروژه با نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم صورت میگیرد. زمانی که پیشبرد فعالیتهایی که به ما سپرده شده را در گروه چت با دیگر اعضای تیم پروژه در میان میگذاریم و با مشورت همدیگر پروژه را پیش میبریم.
از تقویم استفاده کنید.
از تقویم برای ردیابی تاریخ سرررسید فعالیتها استفاده کنید و مسئولیت زمان خود را برعهده بگیرید. با استفاده از تقویم فعالیتهای نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم، میتوانید همهی فعالیتهایی را که به شما اختصاص داده شده و تاریخ شروع، پایان و یا بازهی انجامشان در ماه انتخاب شده است، مشاهده کنید.
وظایف را ردیابی کنید.
برای برنامهریزی و مدیریت بهتر کارها، لازم است انجام وظایف را ردیابی کنید. معمولا برای این منظور از تایمشیت استفاده میشود تا به این ترتیب با ثبت زمانی که صرف انجام هر فعالیت میشود، از نحوه صرف زمان خود مطلع شوید و بتوانید در آینده، بهتر برنامهریزی کنید. علاوه بر این، ردیابی یک راه عالی برای اطمینان از این است که همه چیز خوب و طبق برنامه پیش میرود.
با بررسی گزارشهایی که از این ردیابی به دست میآید:
- کارهایی را که از برنامه عقب هستند پیدا میکنید و اولویت انجام آنها را بالا میبرید.
- بررسی میکنید که آیا کارهای محول شده، طبق برنامه پیش میروند یا نه.
- فعالیتهای زمانبر را پیدا میکنید و برای انجام آنها به دنبال راهکارهای بهتری میگردید.
- از زمانهای تلف شده خود آگاه میشوید و برای کاهش این زمانها راهکار پیدا میکنید.
به عنوان مثال به ۴ نمونه از نمودارهای نرم افزار مدیریت وظایف بهتایم که تنها با ثبت تایمشیت به دست آمدهاند، توجه کنید.
از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده کنید.
یک نرم افزار مدیریت وظایف قدرتمند، ایجاد و تعریف وظایف، سازماندهی، اختصاص وظایف، پیگیری و گزارشگیری را برای شما آسان میکند. یک نرم افزار مدیریت وظیفه مناسب به شما این امکان را میدهد که همهی اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت وظایف و برنامهریزی را یکجا مشاهده کنید و همچنین پیشرفت پروژه و وظایف خود را در زمان واقعی مشاهده کنید.
نمونهای از یک نرم افزار مدیریت وظایف را به رایگان امتحان کنید.
مطالب مرتبط: