کنترل هزینه پروژه ها به چه صورت است؟
همانطور که میدانید بسیاری از پروژهها در نیمهی مسیر انجام پروژه، از مرز بودجه مالی در نظر گرفته شده عبور میکنند و در نهایت با ضرر و زیان مالی مواجه شده و شکست میخورند! علت اصلی بسیاری از این شکستها به کنترل هزینه پروژه در هر مرحله از انجام آن برمیگردد. کنترل هزینه پروژه کار بسیار مهمی است و چون معمولاً اتمام پروژهها مطابق با بودجه اولیهای که برای آنها تعیین شده کار بسیار سختی است، مدیران نیازمند یک ابزار کارا برای نظارت و کنترل هزینه ها هستند.
قطعاً امروزه ابزارهای بسیاری برای کنترل هزینه پروژه در بازار وجود دارد، برخی از کسب و کارها این مشکل را با استفاده از نرمافزارهای پیچیده مانند Microsoft Project و مشابه آن برطرف میکنند. البته واضح است که اینگونه نرمافزارها برای هر نوع کاری مناسب نیست و راه ارزانتر و مناسبتری هم برای پیگیری و کنترل هزینه ها وجود دارد، که در ادامه این مقاله معرفی میشود.
بیشتر بخوانید: مدیریت هزینه پروژه
انواع هزینهها در سازمان
بهطور کلی میتوان گفت که هزینههای سازمان به 4 دسته تقسیم میشوند که در ادامه به توضیح آنها میپردازیم:
هزینههای برنامهریزی اولیه
هزینههایی وجود دارد که قبل از اجرای پروژه تحقق مییابد، این هزینهها میتواند شامل استخدام کارکنان جدید و اضافه نمودن افراد به تیم پروژه و انجام تحقیقات بازار و سایر کارهای مقدماتی باشد. هزینههای مشاوره و پرداخت بیمه نیز جزء این گروه محسوب میشود.
هزینههای مواد
این گروه شامل هزینههای تمام مواد لازم برای ساخت یک محصول و یا تکمیل یک پروژه است. برای مثال اگر شما میخواهید یک صندلی بسازید احتمالاً نیازمند خرید مقداری چوب، چسب، رنگ و … هستید. در صنعت IT نیز هزینههای مواد ممکن است شامل خرید نرمافزار، سرور، فضای ذخیرهسازی و هزینههایی از این نوع شود.
منابع انسانی
بخش اعظم این هزینهها، هزینههای دستمزد کارکنانی است که روی پروژه کار میکنند. هرگونه حقوق و دستمزد میتواند در این نوع هزینهها جای گیرد. صرف نظر از نقش و یا سطح کاری کارکنان، در اغلب موارد محاسبات حقوق بر مبنای عملکرد ماهانهی کارکنان (به عنوان مثال ساعات کاری کارکنان در ماه) صورت میپذیرد.
هزینههای عملیاتی
هر هزینهای که برای تأمین فعالیتهای روزانه یک کسب و کار صرف میشود، جزء این گروه قرار میگیرد. برای مثال: هزینه اجاره دفتر، هزینههای حقوقی و لوازم اداری.
استفاده از تایمشیت برای کنترل هزینه پروژه
متناسب با نوع صنعت، هزینههای کارکنان میتواند تا سقف ۵۰% از هزینههای کل پروژه را شامل شود. اغلب کنترل این هزینهها یکی از چالشهای سازمانهاست. با این وجود یک راه مناسب برای تخمین و مدیریت این هزینهها، استفاده از سامانه گزارش زمان کارکرد کارکنان (تایم شیت) در سازمان میباشد.
گزارش زمان کارکرد، راههای متنوعی را برای سازماندهی فرآیندها ارائه میدهد.
آنچه شما در این مرحله نیاز دارید برنامهریزی دقیق پروژه است:
- ابتدا باید زمان در دسترس و مهلت انجام پروژه تعریف شود،
- سپس پروژه را به فعالیتها و گامهای کوچکتر تقسیم کنید، با اینکار برنامهریزی برای پروژه بسیار آسانتر میشود.
- پس از تعریف فعالیتها، برای هریک، زمان انجام آن را تخمین بزنید.
- حین انجام این مرحله، میتوانید هزینههای برآورد شدهی خود را مشخص کنید و یا هشداری را تنظیم کنید که در صورتی که بودجهی صرف شده برای فعالیتها به یک آستانهی مشخصی رسید، شما را آگاه سازد. این کار کمک میکند که در مدیریت هزینهها آگاهانه عمل کنید.
- سپس باید مشخص کنید که چه کسی در کدام بخش از پروژه قرار است کار کند و مطابق با آن فعالیتها را به افراد اختصاص دهید، همچنین در این قسمت لازم است هزینه دستمزد ساعتی کارکنان نیز مشخص شود.
زمانی که همه چیز تنظیم شد، کارکنان شما میتوانند زمان کارکرد خود را در تایمشیت ثبت کنند. با این کار در طول کل عمر پروژه، مدیران اطلاعات ارزشمندی را در دست خواهند داشت. اگر ما راحتی استفاده را در نظر بگیریم، منطقی است که از ابزاری برای تایمشیت استفاده شود که امکان گزارشگیری را هم داشته باشد چون این گزارشات میتوانند یک دید بسیار عالی از میزان زمان و هزینه صرف شده روی پروژه و میزان پیشرفت تیم آماده کنند.
اطلاعات ثبت شده در ارتباط با پروژه حتی بعد از اتمام پروژه نیز ارزشمند است. زیرا مدیران را قادر خواهد ساخت که از این دادهها برای برآورد هزینه و زمان مورد نیاز پروژههای آتی استفاده کنند.