مدیریت از راه دور یک تیم
مدیریت از راه دور یک تیم با وجود مزایایی که دارد، میتواند چالشبرانگیز باشد. برخی از این چالشها را به همراه راهکارهایی برای مقابله با آنها، در ادامه میبینید. برای مدیریت از راه دور تیم خود میتوانید از نرمافزار بهتایم استفاده کنید:
چالشهای مدیریت از راه دور یک تیم
۱) ارتباطات
ارتباطات برای تیمها کلید موفقیت است. بسیار مهم است که از همه اعضا استفاده کنید و بدانید که هر شخص روی چه چیزی کار میکند. هنگام مدیریت از راه دور یک تیم این موضوع چندان آسان به نظر نمیرسد.
استراتژیهای زیر را به کار بگیرید:
در مورد روش و میزان ارتباط صحبت کنید.
قصد نداریم بگوییم باید تیم خود را میکروکنترل کنید، اما ارتباط بسیار کم هم میتواند بهرهوری برخی از کارکنان را پایین بیاورد. البته کارکنان ترجیحات مختلفی دارند، بنابراین آشنایی با افراد و روشی که برای آنها جواب میدهد، برعهده شماست.
از تماسهای ویدئویی استفاده کنید.
وقتی نمیتوانید در سالن قدم بزنید و با کارکنان صحبت کنید، ملاقات منظم آنها ضروری است. اگر انجام این ملاقات از طریق تلفن غیرممکن است، پس تماس تصویری برقرار کنید.
از تلفن استفاده کنید.
از خود بپرسید که آیا خبری که قصد گفتن آن را دارید، بهتر است به صورت حضوری گفته شود؟ اگر چنین است و امکان مراجعه حضوری وجود ندارد، گزینه بعدی تماس تلفنی است. بهویژه در صورت ارائه بازخورد یا بحث در مورد یک مسئله، برقرای تماس تلفنی بسیار مهم است، چرا که بد تعبیر کردن حرف دیگران در ارتباطات الکترونیکی مانند ایمیل یا پیامک آسانتر است.
به اختلاف زمانی توجه کنید.
اگر کارکنان را در ساعات عجیب و غریب بیدار کنید، انتظار همکاری نداشته باشید!
به زمان برنامهریزی جلسات خود توجه داشته باشید، یا اگر ایمیلهای خود را در ساعتهای عجیب و غریب ارسال میکنید، این مسئله را روشن کنید که انتظار ندارید تا شروع روز کاری پاسخی دریافت کنید.
از تکنولوژی استفاده کنید.
نرمافزارهایی مانند بهتایم با قابلیت گفتگو بین همکاران، امکان برقراری ارتباط سریع بین اعضای تیم را فراهم میکنند.
مهارتهای ارتباط آنلاین خود را بروز کنید.
ارتباط داشتن با تیم در مناطق مختلف بدون داشتن مهارتهای ارتباطی خوب و البته مهارتهای ارتباطی آنلاین، دشوار خواهد بود. در هنگام گفتگو، سریع و مختصر باشید، تا تیم دچار سردرگمی نشود. مهارتهای نوشتاری خود را توسعه دهید، دقیق صحبت کنید و ارتباط عالی را در اولویت قرار دهید. با استفاده از چت بهتایم شروع کنید.
۲) ردیابی بهرهوری و وظایف اعضای تیم
آیا میدانید تیم شما چقدر کار میکند و با چه سرعتی آنها را انجام میدهد؟ برای بسیاری از مدیران، پاسخ این سؤالات نامشخص است. بدون ردیابی بهرهوری کارکنان، نمیتوانید تشخیص دهید که آیا از تواناییهای افراد بهدرستی و به اندازه کافی استفاده میشود. به همین دلیل، مدیران از راه دور باید راههایی برای ردیابی بهرهوری همه کارمندان ایجاد کنند و این موضوع شامل تنظیم معیارهایی برای اندازهگیری بهرهوری هم میشود.
معیارهای که برای ارزیابی بهرهوری کارکنان راه دور انتخاب میکنید، باید همان معیارهایی باشد که برای کارکنان داخل اداره استفاده میشوند. این کار تضمین میکند که صرف نظر از مکان کارکنان، انتظارات روشنی وجود دارد.
استراتژیهای زیر را به کار بگیرید:
اهداف و انتظارات را به روشنی تعیین کنید.
نقشها و مسئولیتها را روشن کنید و اهداف مشخصی را برای همه اعضای تیم تعیین کنید. با توجه به اینکه فرصتهای محدودی برای تعامل وجود دارد، انتظارات و اهداف را بهطور واضح در ابتدای روابط کاری مطرح کنید. این کار به کارکنان از راه دور کمک میکند تا بدانند که کجا باید تلاششان را متمرکز کنند و به خود متکی باشند.
روشن بودن با کارمندان باعث میشود تا آنها در جهت رسیدن به اهداف مشابه متمرکز باشند. شما باید بهروشنی انتظاراتتان را برای موارد زیر مشخص کنید:
- ساعات کاری
- دسترسی
- سیستم ارتباطات
- جلسات بهموقع
- پروژهها و سررسیدهای کلیدی
- پاسخ دادن به ایمیل
پس از تعیین انتظارات، نوبت به این میرسد که اعضای تیم را ردیابی کنید تا مطمئن شوید در مسیر برآورده کردن انتظارات، قرار دارند. برای این موضوع:
از برنامهای که کنترل از راه دور را ممکن میکند، استفاده کنید.
هنگام کار با یک تیم از راه دور، اعضای تیم آزادی باورنکردنی برای انجام کارها دارند. اما شما برای مدیریت از راه دور یک تیم از کجا بدانید افراد در حال انجام وظایفشان هستند و بهموقع کارها را به انجام میرسانند؟ استفاده از ابزارهای مناسب به سازماندهی کار از راه دور و هماهنگی همه کارکنان کمک میکند. میتوانید از بهتایم برای چت، مدیریت وظایف، ردیابی زمان، مدیریت پروژه و موارد دیگر استفاده کنید.
روی نرمافزار مناسب مدیریت پروژه از راه دور سرمایه گذاری کنید.
کارهایی که میتوانید با یک نرمافزار مدیریت پروژه برای مدیریت از راه دور یک تیم انجام دهید:
- با تیم راه دور خود ارتباط برقرار کنید و در مناطق زمانی مختلف، تعامل داشته باشید.
- اختصاص وظایف به کارکنان را مدیریت کنید.
- روند تکمیل پروژه را پیگیری کنید.
- بهرهوری را ردیابی کنید.
- تایمشیتها را مدیریت کنید.
- اطلاعات را به صورت آنلاین ببینید و به اشتراک بگذارید.
تمام فعالیتهای پروژه خود را با نرمافزار مدیریت پروژه بهتایم سازماندهی کنید. ثبت نام رایگان در بهتایم
۳) همکاری در پروژهها
همکاری بخش مهمی از یک تجارت و موضوع بسیار مهمی برای تیمهای از راه دور است. وحدت قدرتآفرین است. وقتی کار تیمی و همکاری وجود دارد، کارهای خارقالعادهای حاصل میشود. عدم هماهنگی منجر به عدم مدیریت پروژه میشود. مدیران هنگام مدیریت از راه دور یک تیم، هماهنگی بین اعضای تیم را دشوار میدانند. برای پیگیری و همکاری آنلاین با کارکنان راه دور خود، از امروز استفاده از بهتایم را آغاز کنید.
۴) ایجاد اعتماد
تعامل چهره به چهره و ارتباط روزانه باعث ایجاد اعتماد و پیوند در درون گروه میشود. با یک تیم از راه دور، شما این مزیت را ندارید و این میتواند به کاهش اعتماد و انسجام بین شما و کارمندانتان و حتی بین خود اعضای تیم منجر شود. ایجاد اعتماد برای مدیران از راه دور و اعضای تیم دشوار است. مدیران نگران این هستند که کارکنان کار را تمام نکنند، در حالیکه کارکنان نگرانیهای مختلفی دارند، از جمله اینکه آیا بهموقع به آنها پرداخت میشود؟ (یا در بعضی موارد اصلاً پرداخت میشود؟) شفاف بودن میتواند به اعتمادسازی طرفین کمک کند. با شفافیت در موارد زیر میتوانید اعتماد ایجاد کنید:
- ساعات کاری
- انتظارات پروژه
- نرخ پرداخت
- جدول زمانی پرداخت
- بهروزرسانی وضعیت پروژهها
استراتژیهای زیر را به کار بگیرید:
ارائه بازخورد مناسب به کارکنان
کارکنان بهمنظور اصلاح زودهنگام مشکلات و رضایت خاطر و اجرای مناسب نقش خود، به دریافت بازخورد نیاز دارند. مطمئن شوید که همه مدیران برای مقابله با هرگونه مشکل، مانع یا چالشی که افراد با آن روبرو میشوند، بهطور مرتب بازخورد ارائه میدهند. این به مدیران برای ایجاد اعتماد کمک میکند. دیدن چهره یکدیگر بهترین راه بعد از ملاقات حضوری است.
به کارکنان خود اعتماد کنید.
به آنها اعتماد کنید، البته از ابزارهای ردیابی زمان هم استفاده کنید. این کار کارکنان را در برابر زمانی که در سازمان میگذرانند، مسئول میکند.
جلسات یک به یک برگزار کنید.
جلسات یک به یک برای ایجاد روحیه حیاتی هستند. در حالیکه بهنظر میرسد برنامهریزی جلسات یک به یک با هر یک از اعضای تیم، یک دردسر بزرگ است، اما این جلسات باعث میشوند کارکنان احساس ارزشمند بودن کنند و همچنین فرصتی برای ارائه بازخورد در مورد عملکرد کاریشان فراهم میشود.
۵) مدیریت مشاجره و ناسازگاری در تیمهای راه دور
درگیریها در هر تیمی اتفاق میافتند، اما در تیم از راه دور که ارتباط چهره به چهره کمتر اتفاق میافتد، دشوارتر است که متوجه این مشکلات شویم. به عنوان مدیر باید این درگیریها را درست هنگام بروزشان ببینید و برنامهای برای مبارزه با آنها داشته باشید.
استراتژیهای زیر را به کار بگیرید:
جلسهای برای بررسی مشاجره و اختلاف تیم ترتیب دهید.
- تنظیم دستور کار برای جلسه: اهداف و هرگونه اطلاعات مربوطه را تشریح کنید تا به همه افراد سرنخی از موضوع جلسه بدهید.
- مشکل را بیان کنید: بحث را با بیان حقایق شروع کنید. این جلسه برای قضاوت نیست، بلکه در عوض مکان مناسبی برای جمعآوری واقعیتهاست.
- به همه اجازه صحبت بدهید: به هر یک از اعضای تیم درگیر در مشاجره اجازه دهید تا دیدگاه خود را از آنچه اتفاق افتاده به اشتراک بگذارند. جلسه برای موافقت یا مخالفت دیگران (از جمله شما به عنوان مدیریت از راه دور یک تیم) نیست. در عوض، این جلسه برای این است که همه احساس کنند صدایشان شنیده میشود.
- ایجاد یک برنامه: هنگامی که حقایق و نظرات را شنیدید، در مورد مراحل بعدی شفاف باشید.
- پیشرفت را بررسی کنید: مسئله را فراموش نکنید. یک جلسه پیگیری برنامهریزی کنید تا ببینید امور چگونه پیش میروند.
اگر برای مدیریت از راه دور یک تیم مانند برخی از مشتریان ما بهتایم را انتخاب کنید، با افتخار برای موفقیت شما در این راه تمام سعیمان را خواهیم کرد. بهتایم را به رایگان استفاده کنید تا با استفاده از امکانات زیر، مدیریت از راه دور آسانی را تجربه کنید.
- تعریف و اختصاص وظایف و پروژهها
- تقویم فعالیتها، برای دیدن جریان کاری در شرکت
- ثبت تایمشیت
- برنامهریزی
- قابلیت چت
- دریافت گزارش و نمودار
- مدیریت جلسات
- اپلیکشن اندروید بهتایم و …